MacでOutlookに音声で入力する方法

カーソルをメッセージに、Clavioを呼び出し、声で返信する

Outlookには呼びかける名前がないので、Clavioは一つのホットキーか、ウェイクワードで呼び出します——机まわりに合うほうで。返信欄（または新規メッセージの本文）をクリックし、キーを一度押すか、ウェイクワードを言って、話し始めます。開くウィンドウもなく、話している間に押し続けるものもないので、先延ばしにしていた返信が三十秒のおしゃべりに変わります。Outlook for Macアプリでもウェブ版のOutlookでも同じように動きます。Clavioはカーソルのある欄に打ち込むからです——返信欄、新規メッセージ、件名の行さえも——だから、どこにいるかはほとんど関係ありません。視線はスレッドに置いたまま、言葉はカーソルのある場所に落ちます。

フォーマルな調子——相手は同僚やクライアントだから

メールは使い捨てのチャットではありません——誰かがそれを読み、あなたの印象を形づくります。だからOutlookではClavioをフォーマルなポリッシュに保ってください。「えー」「まあつまり」や言いよどみを消し、あなたの話をおさえの効いたプロフェッショナルな文章にまとめます——完全な文、あなたが口にした位置のあいさつと結び、句読点と段落は推測して補われ、「読点」や「改行」と言う必要はもうありません。声はあなたのまま、ただし文字起こしではなくメールとして仕上がっています。同僚やクライアントの名前、製品名、チームが日々使う略語をClavioの辞書に入れておけば、当て推量ではなく正しい綴りで通ります——だから文面は、Macにぼそっとつぶやいたものではなく、丁寧に書き上げたもののように読まれます。

自動送信はオフのまま——どのメールも出る前に読む

メールは生身の相手に、ときにはスレッド全員に、ときには上司に届きます——だからこそOutlookではClavioの自動送信をオフにしておきます。Clavioは返信をまるごとメッセージに書いて、そこで待ちます。あなたは目を走らせ、名前を直し、誰かをCCに足し、一文を締め、正しく読めたときだけ「送信」を押します。下書きを話すのはハンズフリー。それが送信トレイを離れてよいと判断するのは、意図した一クリックのまま——だから中途半端なものが同僚の受信箱に着地することはありません。これこそ、音声を仕事のメールで安全にする設定です。話す速さと、最後に読み返す統制を、毎回いっしょに手にできます。

受信箱の一巡すべてに一つの声——返信、カレンダー、Teams

返信はひとつの停留所にすぎません。考えが新鮮なうちに新しいメールを口述し、カレンダーの会議招待を話し、続けて飛んでくるTeamsのpingに答える——どれも同じ落ち着いた声で、いま作業している場所のままで。それから個人的なやり取りにはくだけた調子に切り替え、スレッドで約束したドキュメントを口述します。Clavioはアプリごとに調子を覚えているので、一つのトリガーがあなたをOutlookからカレンダーへ、Teamsへ、チャットへと運びます——大事なところはフォーマルに、そうでないところは肩の力を抜いて——そして自分の声にしか反応しないので、隣で話す同僚があなたのメールに余計な一行を落とすことはありません。それが受信箱の一巡すべて、端から端まで、打つのではなく話したものです。

Outlook におすすめの Clavio 設定